Como o HubSpot organiza as informações
Base conceitual. Todo o time precisa falar a mesma língua antes de operar o funil.
Lead, Contato e Negócio
- Lead — quem preencheu um formulário, independentemente de ter interesse real. É a entrada bruta.
- Contato — o lead que o Marketing definiu como interessante (contato de marketing). É quem passa a ser nutrido.
- Negócio (Deal) — a oportunidade de venda, criada após a reunião realizada e qualificada. É o card que o Closer conduz até o fechamento.
O SDR trabalha com CONTATOS no funil dele. O Closer trabalha com NEGÓCIOS. O negócio nasce na passagem de bastão — não antes.
A jornada da qualificação
| Estágio | O que é | De quem é |
|---|---|---|
| Lead | Preencheu formulário, com ou sem interesse. | Marketing |
| Contato | Lead considerado interessante pelo MKT; entra em nutrição. | Marketing |
| MQL | Atende aos critérios do SLA e faz sentido passar ao comercial. | MKT → Comercial |
| SAL | MQL em etapa de tentativa de contato pelo SDR. | SDR |
| SQL | Lead qualificado pelo SDR. | SDR |
| Negócio | Criado após a reunião, dentro do SLA de passagem. | SDR → Closer |
| Cliente | Fechou e assinou contrato. Passa ao CS. | Closer → CS |
Por que importa: o estágio avança junto com o trabalho de vocês. Um contato mal qualificado como SQL, ou um negócio criado cedo demais, contamina relatórios, automações e a régua de nutrição.
Visão geral do processo
Como o lead flui do primeiro contato ao fechamento.
O comercial trabalha em três funis:
- Funil de SDR Já no ar — pré-qualificação, triagem e agendamento. Move contatos.
- Funil de Closer Já no ar — reunião, condução da proposta e fechamento. Move negócios.
- Funil de Checkout Go-live — abandono de carrinho do site, para recuperação. Vive no Pipedrive (Funil “Eventos”), não como funil de negócio no HubSpot: durante o checkout o lead é só contato no HubSpot; o negócio só nasce no pagamento (fase posterior).
Fluxo macro
- Entrada do lead → roteamento automático no funil do SDR.
- SDR faz pré-qualificação, triagem e as tentativas de contato (cadência de WhatsApp).
- Lead agendado → reunião realizada e qualificada → negócio é criado e migra para o Closer.
- Closer conduz reunião, proposta e fechamento.
- Abandono de carrinho → funil de Checkout (Pipedrive) para recuperação.
- Lead perdido → registro do motivo → reativação.
Papéis, responsabilidades e roteamento
Quem faz o quê — incluindo como o lead chega ao SDR e a passagem de bastão.
| Papel | Responsabilidade no HubSpot |
|---|---|
| SDR | Trabalha CONTATOS: pré-qualificação, triagem e tentativas via cadência de WhatsApp. Agenda a reunião. Mantém o contato no funil de SDR até a reunião ser realizada e qualificada. Registra motivo de perda. |
| Closer | Trabalha NEGÓCIOS. Acompanha o contato já a partir do agendamento (compartilhada). Assume o negócio quando ele é criado: conduz reunião, proposta, negociação e fechamento. Registra motivo de perda. |
| Head de Vendas | Acompanha os três funis, o SLA e os indicadores. Garante que o processo seja seguido. |
| RevOps | Cuida da configuração: campos, automações, cadências e integrações. Débitos e pendências ficam em DEBITOS_PROJETO.md. |
Roteamento de leads para o SDR Já no ar
Quando o lead vira MQL, o HubSpot faz o rodízio automático (round-robin), distribuindo o contato entre os SDRs do time: Ana Arantes, Henrique e Leonardo. O dono do contato é definido automaticamente — e é por ele que a cadência envia o WhatsApp (pelo número do SDR dono).
Quando o lead é agendado, ele ainda está no funil de SDR — mas o Closer já entra para conduzir a reunião: responsabilidade compartilhada. O negócio só migra para o funil de Closer (e a responsabilidade passa de fato) após a reunião ser realizada e qualificada.
Quem qualifica o lead e o migra para o estágio “qualificado” (Ganho - Reunião Realizada → Opportunity, criando o Negócio) é o CLOSER. O SDR agenda a reunião; o Closer, após conduzi-la, decide se o lead é qualificado e faz a migração.
Esta etapa é sensível e interfere diretamente no comissionamento — a qualificação da reunião é critério e responsabilidade do Closer, não do SDR.
Automações de governança (fiscalização) Go-live
Para proteger o processo e o comissionamento, o HubSpot roda dois alertas automáticos:
- SDR movendo etapa do Closer: se um SDR mover um lead para
Ganho - Reunião RealizadaouRetornar ao SDR(etapas do Closer), o HubSpot notifica Head e RevOps. - Retorno sem justificativa: se um lead vai para
Retornar ao SDRsem o Motivo de Não Demo, o HubSpot cobra SDR, Closer, Head e RevOps.
O alerta de “SDR movendo etapa do Closer” identifica o responsável por uma lista fixa de IDs de usuário do time SDR (limitação do HubSpot: não há filtro por time para o campo “modificado por”). Sempre que entrar, sair ou trocar alguém no time SDR, é obrigatório atualizar os IDs nesse workflow — senão o alerta deixa de cobrir a pessoa nova. Ref.: DEBITOS_PROJETO.md.
A redistribuição de leads e o rodízio quando alguém entra, sai ou está de férias é gerida pelo Head, na configuração de Times do HubSpot (Configurações → Usuários e equipes). Ao afastar/remover uma pessoa, o Head ajusta o time e a atribuição para que os leads não fiquem parados com quem está fora. (Lembre também de atualizar os IDs do workflow acima quando o time SDR mudar.)
Funil e critérios de avanço
Quando um negócio muda de etapa e quando a responsabilidade passa de mão.
O MQL chega do Marketing; vira SAL quando o SDR inicia as tentativas de contato; vira SQL quando o SDR qualifica; e o Negócio é criado após a reunião, dentro do SLA de passagem.
- SDR faz a pré-qualificação e triagem (perfil, momento, fit).
- SDR executa a cadência de contato até conseguir o agendamento.
- Lead agendado: permanece no funil de SDR, mas o Closer já entra → responsabilidade compartilhada.
- Reunião realizada e qualificada: o Negócio é criado Já no ar e a responsabilidade passa ao Closer.
- Closer conduz proposta, negociação e fechamento.
Enquanto o lead está AGENDADO, ele segue no funil de SDR e a responsabilidade é compartilhada. Ela só passa integralmente ao Closer quando a reunião acontece e o lead é qualificado.
SLA e regras automáticas de atividade Já no ar
O HubSpot cria atividades e organiza os prazos automaticamente.
O HubSpot gera as tarefas de contato e acompanha os prazos. Trabalhe a partir da fila de atividades/tarefas — é ela que organiza o dia e agenda a cadência de WhatsApp.
- Cada lead recebe atividades com prazo; cumpri-las no tempo é o que mantém o SLA verde.
- As atividades têm nomes padronizados — e o nome é o que aciona os disparos (próxima seção).
É muito comum o vendedor alterar o nome da atividade (encurtar, adaptar, tirar o [WPP]). Qualquer alteração interrompe o disparo automático — sem aviso. O fluxo simplesmente para e ninguém é notificado.
Mantenha o nome exato como o HubSpot criou. Se precisar de outra mensagem, crie uma nova atividade com o nome padrão correto (ver seção 6) — não reaproveite renomeando.
Cadência de WhatsApp — como disparar Go-live
A parte mais operacional do dia a dia do SDR. Leia com atenção.
A criação das atividades já está configurada no ar, mas o envio automático do WhatsApp é ligado no go-live (junto com a validação de números e templates). Antes do go-live, as atividades podem aparecer, mas a mensagem não sai — siga o processo atual.
Como funciona: o gatilho é o NOME da atividade, na data e hora agendadas. Quando chega a data/hora de uma atividade cujo nome corresponde a um template, o WhatsApp é enviado automaticamente pelo número do SDR dono do contato.
Como enviar: crie uma atividade com o nome exato e agende a data/hora. Na hora marcada, a mensagem sai sozinha. Para cancelar, conclua ou exclua a atividade antes da hora.
O número que envia é o do dono do contato no momento do envio (na data/hora agendada) — não no momento em que a atividade foi criada.
Consequências: (1) se o lead for reatribuído antes do horário, a mensagem sai pelo número do novo dono (nome e telefone também são lidos atualizados no disparo); (2) se, na hora, o dono for alguém sem número mapeado (fora dos SDRs), o robô não envia — cria uma tarefa de erro em vez de mandar pelo número errado.
Nomes de atividade que disparam WhatsApp
| Nome exato da atividade | Tipo | Template |
|---|---|---|
1ª Tentativa de contato [WPP] | Pendência | 01_contato_sql_<sdr> |
2ª Tentativa de contato [WPP] | Pendência | 02_contato_sql*_<sdr> |
Lost [WPP] | Pendência | 03_contato_sql_lost_geral |
O <sdr> indica que a mensagem sai personalizada pelo SDR dono do contato. O * na segunda tentativa é a variação de template correspondente.
Se o nome estiver errado (typo, faltando o [WPP], espaço a mais), nada é disparado — e sem aviso. Confira o nome caractere por caractere antes de agendar.
Registro de perda e reativação Go-live
O que o time faz manualmente (registrar a perda) e o que roda sozinho (a reativação).
A reativação (V.7) está desenhada e será ligada no go-live. Hoje ela ainda não roda — até a virada, a retomada de perdidos segue o processo atual. O que já vale desde já é registrar corretamente o motivo de perda.
Por que o motivo de perda importa
O motivo registrado direciona o lead ao grupo de reativação correto. Registrar errado (ou em branco) faz o lead cair na régua errada — ou em nenhuma. É a única ação manual que o time precisa fazer para a reativação funcionar.
Como registrar corretamente
- Ao marcar o lead como perdido, selecione o motivo de perda que descreve a situação real.
- Não force um motivo genérico só para fechar o card — o motivo alimenta a reativação.
- Para leads sem contato, use a atividade
Lost [WPP]como último toque antes da perda.
Nutrição de leads perdidos (V.7.1): régua automática de retomada com toques ao longo do tempo. Os toques são criados como tarefas para o responsável executar — não é envio 100% automático como a cadência SQL.
Remarketing na Meta (V.7.2) Fase posterior — o lead perdido entra em públicos de anúncio conforme o motivo. Depende de conectar as listas do HubSpot aos Públicos Personalizados da Meta.
O que ainda NÃO usar hoje Fase posterior
Itens que dependem de pendências do cliente. Seguir o processo atual até liberação.
| Item | Situação | O que fazer hoje |
|---|---|---|
| Contrato automatizado no HubSpot | Pendência do cliente | Seguir o processo de contrato atual. Não usar geração automática. |
| Gravação/transcrição de reuniões | Pendência do cliente | Continuar registrando reuniões como hoje. |
| Integração Vindi (cobrança) | Em implementação | Cobrança segue pelo processo atual até validação. |
Mensagem para o time: esses pontos não mudam o dia a dia por enquanto. Quando forem liberados, faremos um complemento de treinamento.
Boas práticas e checklist rápido
Cola rápida para o dia a dia.
✅ Checklist do SDR
- Trabalhar a partir da fila de atividades.
- Conferir o nome da atividade caractere por caractere antes de agendar o WhatsApp.
- Usar os nomes exatos:
1ª Tentativa de contato [WPP],2ª Tentativa de contato [WPP],Lost [WPP]. - Lembrar: o WhatsApp sai pelo número do dono — confira o dono do contato.
- No agendado, responsabilidade compartilhada com o Closer.
- Registrar o motivo de perda correto sempre.
✅ Checklist do Closer
- Acompanhar o lead já no agendamento; assumir de fato após a reunião realizada e qualificada.
- Manter as etapas do funil atualizadas.
- Registrar motivo de perda quando não fechar.
- Seguir o processo de contrato atual (automação não liberada).
· Nome de atividade errado → WhatsApp não dispara e ninguém é avisado.
· Migrar o negócio para o funil de Closer antes da reunião realizada e qualificada.
· Deixar motivo de perda em branco ou genérico → reativação não funciona.
Dúvidas de processo → Head de Vendas. De configuração (campos, automações, cadências) → RevOps.
Funil, passagens e atualização automática do Lifecycle
Etapa por etapa: o gatilho de passagem de cada uma e como o Lifecycle é atualizado sozinho.
O Lifecycle (Lead → MQL → SAL → SQL → Opportunity → Customer) acompanha sozinho a etapa do funil do SDR. O SDR move o contato pela etapa; o Lifecycle é consequência automática. Mover a etapa certa = manter o dado certo em toda a cadeia.
| Etapa do funil (SDR) | Lifecycle vira | Quem dispara |
|---|---|---|
A Trabalhar | MQL | entrada (lead com perfil) + rodízio SDR |
Tentativa de contato | SAL | o SDR aceita o lead e move a etapa |
Em contato - Ativo | SQL | o SDR move a etapa |
Agendado | segue SQL | reunião agendada (compartilhada) |
Ganho - Reunião Realizada | Opportunity + cria Negócio | reunião realizada e qualificada |
Perdido | — | o SDR registra o motivo de perda |
Etapa por etapa
entrada · lead roteado ao SDR
O lead acabou de ser roteado ao SDR (rodízio Ana / Henrique / Leonardo). Ainda é MQL — o Marketing entregou, mas o SDR ainda não aceitou.
Ação — VALIDAR antes de aceitar: confira se o telefone é real e se o e-mail faz sentido. Só sobem de etapa os leads que o SDR aceita.
Exemplos que NÃO devem ser aceitos:
- Telefone inexistente ou mal formatado:
(99) 99999999,0000-0000, dígitos faltando/sobrando. - Números sequenciais/repetidos:
11111111,123456789. - E-mail fictício:
chapeuzinhovermelho@lobomau.com.br,teste@teste.com,asdf@asdf.com. - E-mail descartável/temporário; nome obviamente falso.
Lead não aceito: não avance para “Tentativa de contato”. Marque como Perdido com o motivo correspondente (dados inválidos). (Confirmar destino padrão de rejeição com o time.)
gatilho de aceite · o SDR move o contato
Mover para esta etapa significa que o SDR ACEITOU o lead (telefone real + e-mail coerente). O Lifecycle vira SAL automaticamente. É aqui que começa a cadência de contato (atividades e WhatsApp).
gatilho · SDR engajou/qualificou
O SDR move para cá quando consegue engajar/qualificar o lead (houve interação, tem fit e momento). O Lifecycle vira SQL.
gatilho · reunião agendada
O contato permanece no funil de SDR, mas o Closer já entra → responsabilidade compartilhada. O Lifecycle segue SQL até a reunião acontecer.
gatilho · reunião realizada e qualificada
O Lifecycle vira Opportunity, o Negócio é criado e migra para o funil do Closer. A responsabilidade passa integralmente ao Closer.
⚠ Quem qualifica o lead e faz esta migração é o CLOSER — não o SDR. Impacta comissionamento: a qualificação da reunião é critério do Closer.
gatilho · lead não avança
Registre o motivo de perda correto — é o que direciona o lead à régua de reativação certa. Para leads sem contato, use Lost [WPP] como último toque antes da perda.
Retornar ao SDR — quando o Closer devolve um lead ao SDR (no-show ou fora de perfil). O Closer preenche o motivo; o SDR decide reagendar ou dar perdido (ver tutorial do Closer).
Resumo do fluxo
A triagem em A Trabalhar é o portão: só o lead válido é aceito e vira SAL. A partir daí, cada movimento de etapa atualiza o Lifecycle e, na reunião realizada, nasce o negócio do Closer.
A Trabalhar (MQL) → valida & aceita → Tentativa de contato (SAL) → qualifica → Em contato-Ativo (SQL) → agenda → Agendado → reunião → Ganho (Opportunity + Negócio → Closer). Fora do trilho → Perdido (registra motivo).
Fila de Tarefas — como acessar e seguir
O dia do SDR é organizado pela fila de tarefas — é ela que agenda e aciona a cadência.
1 · Como acessar
No menu superior do HubSpot: CRM → Tarefas. (Se aparecer um menu “Mais”, clique nele primeiro.) A página abre na visão Todas — suas tarefas atribuídas e não concluídas.
2 · As visões (filtros rápidos)
- Vencem hoje e Todas — sua fila principal do dia.
- Atrasadas — leads que passaram do prazo (já esfriaram): passada de limpeza quando não houver leads frescos. Menos prioritários que um lead que acabou de chegar.
- Próximas · Concluídas · Mais engajadas — apoio.
A ordem de trabalho dentro da fila segue a regra abaixo.
3 · Regra de ordenação — priorize o MAIS RECENTE
As tarefas são ordenadas por data de vencimento, com o mais recente no topo (decrescente — padrão do HubSpot desde abr/2025). Trabalhe de cima para baixo: os leads mais novos primeiro.
A conversão aumenta muito quando o primeiro contato acontece em até ~5 minutos da entrada do lead (speed-to-lead). Leads mais antigos já esfriaram — a chance de conversão cai rápido com o tempo. Por isso a fila prioriza os mais frescos: falar primeiro com quem acabou de chegar é o que mais move o resultado.
Na prática:
- Trabalhe a lista de cima para baixo (mais recente → mais antigo) — pegue os leads novos o quanto antes.
- ⚠️ O HubSpot não salva a ordenação e ela pode resetar ao recarregar. Se a lista não estiver com o mais recente no topo, clique no cabeçalho “Data de vencimento” para voltar à ordem decrescente.
- Dá para ordenar por Prioridade (Alta/Média/Baixa), mas no dia a dia o que manda é a frescura do lead — é ela que garante o contato rápido e dispara o WhatsApp no horário.
4 · Trabalhar em sequência
Clique em Iniciar tarefas — o HubSpot abre uma tarefa por vez, na ordem da lista, e você conclui em sequência sem voltar à lista a cada uma.
5 · Concluir — atenção com as [WPP]
As atividades [WPP] são enviadas e concluídas automaticamente pelo robô no horário agendado. Concluir ou excluir uma [WPP] antes do horário CANCELA o envio. O SDR trabalha manualmente as tarefas de ligação e as demais; as [WPP] se resolvem sozinhas.
Acessar: CRM → Tarefas. · Prioridade: lead mais recente primeiro (speed-to-lead — falar em ~5 min converte muito mais). · Ordenação: data de vencimento, mais recente no topo; não se salva → confirme a cada sessão. · Atrasadas: limpeza quando não houver leads frescos. · Sequência: “Iniciar tarefas”. · Nunca concluir uma [WPP] antes da hora.
Fazer uma ligação e agendar uma reunião
Passo a passo simples para o dia a dia.
📞 Fazer (ou registrar) uma ligação
- Abra o lead: CRM → Contatos → clique no nome.
- Ligar pelo HubSpot: clique em Ligar (ícone de telefone) → escolha o número → a ligação começa.
Ligou pelo celular? No topo do registro, escolha Chamada para registrar. - Marque o resultado (Atendeu, Não atendeu, Ocupado…).
- Escreva uma anotação curta do que foi conversado.
- Clique em Salvar / Registrar chamada.
💡 Registre sempre — mesmo quando não atende — para manter histórico e SLA.
📅 Agendar uma reunião
- Abra o lead: CRM → Contatos → clique no nome.
- No menu de ações, clique em Reunião — abre o seu calendário conectado.
- Preencha título, data, hora de início e término.
- Em Participantes, adicione o lead e, se for o caso, o Closer.
- Clique em Salvar.
Mova o contato para a etapa Agendado no funil do SDR. É essa mudança que marca a responsabilidade compartilhada com o Closer. O Closer conduz a reunião; a qualificação (e a criação do negócio) é dele.
Marcar como Perdido e registrar o motivo
Como encerrar um lead que não avança — e por que o motivo é a peça mais importante.
O motivo de perda direciona o lead para o grupo de reativação correto. Registrar errado ou em branco faz o lead cair na régua errada — ou em nenhuma. É a única ação manual do time para a reativação funcionar depois. (A reativação automática entra no go-live; registrar certo já vale desde já.)
Passo a passo
- Abra o lead (no registro do contato ou no board do funil do SDR).
- Mude a etapa do funil (SDR) para
Perdido— arrastando o card no board, ou editando a propriedade “Etapa no funil (SDR)”. - Selecione o Motivo de perda que descreve a situação real.
- Salve.
Antes de marcar como Perdido, use a atividade Lost [WPP] (template 03_contato_sql_lost_geral) como último toque — a despedida padrão antes de encerrar.
Os motivos de perda (escolha o real)
| Grupo | Motivos |
|---|---|
| Não conseguiu contato / timing | Não conseguiu abrir contato · Perdeu contato (Pré Vendas) · Ficou de resolver pendência · Apenas pesquisando · Bolos em Demo · Saiu da empresa |
| Sem prioridade / maturidade / momento | Não é uma prioridade · Não tem interesse · Falta Maturidade · Sem obras no momento / Aguardando novas obras · Lead sozinho e com poucas obras |
| Preço / pagamento | Valor da assinatura · Forma de pagamento · Não deseja um sistema por assinatura |
| Produto / concorrência | Funcionalidade · Já utiliza um ERP · Optou por outro sistema · Quer só planilhas · Demanda Incompatível |
| Descartar / não é lead válido | Telefone / Dados errados · Já é cliente · Empresa pública · Lead não é da construção · Não é lead - oferecendo serviços · Contato por engano |
Escolha o motivo verdadeiro — o que realmente aconteceu. Não force um genérico só para fechar o card. Em dúvida, escolha o que melhor descreve por que o lead não avançou agora (é o que a reativação usa). Lead rejeitado na triagem (dados inválidos) → Telefone / Dados errados ou Contato por engano.
Qualificar a reunião
Até a reunião ser qualificada, o lead ainda está no funil do SDR. O Closer define o desfecho.
Onde: o Closer conduz a reunião e, ao final, entra no contato da reunião (no funil do SDR) e muda a etapa do funil (SDR) para uma das duas saídas:
reunião aconteceu e o lead tem perfil / é qualificado
O Lifecycle vira Opportunity, o Negócio é criado e migra para o funil do Closer — você conduz até o fechamento.
fora de perfil OU reunião não aconteceu (no-show / remarcar)
Obrigatório preencher o motivo do retorno — em Motivo de Não Demo (opções: No show, Empresa grande, Sem prioridade, Sem obras no momento…) e/ou uma anotação clara. O lead volta ao SDR, que decide Reagendar ou dar Perdido (com o motivo real). Não há automação nessa volta — por isso a observação é essencial.
Quem qualifica a reunião e a marca como Ganho é o Closer — não o SDR. É a sua decisão que cria o negócio. Critério e responsabilidade da qualificação são do Closer.
Passo a passo
- Abra o contato da reunião (no funil do SDR).
- Conduza / avalie a reunião.
- Mude a etapa do funil (SDR): qualificada →
Ganho - Reunião Realizada; fora de perfil ou não aconteceu →Retornar ao SDR. - Se Retornar ao SDR: preencha obrigatoriamente o motivo (Motivo de Não Demo e/ou anotação).
- Salve.
Retornar um lead ao SDR sem preencher o motivo trava o processo — o SDR não sabe se reagenda ou perde. E lembre: “Retornar ao SDR” não é “perder”; quem decide reagendar ou dar perdido (com o motivo real) é o SDR, depois.
💡 Há uma automação de cobrança: se o Motivo de Não Demo ficar vazio por 15 min após o retorno, o HubSpot cria tarefa para SDR, Closer, Head e RevOps. (Ativada no go-live.)
Funil do Closer — do negócio ao fechamento
O Closer trabalha negócios (deals) no funil Inbound. O negócio nasce ao qualificar a reunião.
negócio criado ao qualificar a reunião
Onde o Closer monta a proposta na calculadora e a vincula ao negócio (o passo a passo está logo adiante, em “Montar a proposta”). O contato está como Opportunity.
Fica aqui até a proposta ser enviada — pode ficar parado legitimamente se a demo precisar de continuação (outro decisor, imprevisto do cliente, mais tempo…). Só passa para Negociação quando a proposta é enviada.
proposta enviada
Closer negocia plano, usuários, valor e condições. Se a proposta mudar, atualize manualmente no HubSpot e no Admin. Ao mover para Aguardando Pagamento, dispara a criação da conta no Admin.
ao entrar: cria a conta no Admin (ID + credenciais no negócio)
Com a conta criada, o cliente recebe o link e o negócio aguarda o pagamento. Avança quando: o pagamento é realizado.
⚠ Se a criação da conta falhar (erro de API): o negócio volta para Negociação + tarefa automática para criar a conta manualmente. Depois de criada, o Closer reavança para Aguardando Pagamento. (⛔ Pendência do cliente: o JSON do Admin não traz o ID Admin.)
ℹ️ Validação ancorada no ID Admin. Nesta etapa e na Validação de Pagamento, usa-se o campo ID Empresa (Admin). Se já estiver preenchido (ex.: lead importado que já tem conta), a automação não cria a conta de novo — apenas aguarda a confirmação do pagamento pelo Admin.
avança via automação quando o Admin identifica o pagamento
O Closer confere se o pagamento foi de fato concluído e, confirmado, avança para Negócio fechado.
⛔ Pendência do cliente: a automação depende de o JSON do Admin trazer o ID Admin — hoje não traz, então a passagem é manual.
pagamento validado
Ganho. O contato vira Customer (automático) e a conta passa ao CS. Mantenha plano, valor e ID Admin corretos — é o que o CS e a cobrança usam.
não fechou (desistência, sem pagamento…)
Registre o motivo de perda — alimenta a régua de reativação (mesma lógica do tutorial de perda do SDR).
Campos obrigatórios por etapa
| Etapa | Campos obrigatórios | Como é preenchido |
|---|---|---|
| Demo Realizada | — | — |
| Negociação | Plano Selecionado · Número de usuários · Tipo de Implantação | pela proposta |
| Aguardando Pagamento | Plano · Usuários · Implantação · Valor de Implantação · Forma de Pagamento | os 3 primeiros vêm da proposta; Valor e Forma de Pagamento o Closer preenche manualmente |
| Validação de Pagamento | ID Empresa (Admin) | ao criar a conta no Admin |
| Negócio fechado | Forma de Pagamento · ID Empresa (Admin) | manual / do Admin |
| Negócio perdido | Motivo de perda | manual |
Se um campo obrigatório estiver vazio, o HubSpot não deixa mover o negócio para a etapa — preencha antes de avançar.
Diferente do funil do SDR, o funil do Closer não cria tarefas/atividades de contato automaticamente — decisão do head Thiago. Nesta etapa da jornada os contatos são altamente personalizados para cada cliente, então o Closer conduz as atividades manualmente, no timing de cada negociação.
As automações deste funil cuidam apenas de dados e integrações (criar o negócio, proposta, conta no Admin, validação de pagamento) — não de cadência de contato.
Montar a proposta Go-live
A calculadora do checkout (Lovable) é integrada ao HubSpot — a proposta fica registrada no próprio negócio.
Você viu no funil que o negócio nasce em Demo Realizada e fica lá até a proposta ser enviada — este é o passo a passo dessa proposta. Depois de Ganho - Reunião Realizada, o negócio é criado no funil do Closer. Durante/após a reunião, o Closer monta a proposta com o cliente na calculadora (Lovable), que grava tudo no negócio. Integração em implementação; a volta de status do pagamento (Admin) está sendo finalizada.
O negócio é criado quando você qualifica a reunião (move para Ganho - Reunião Realizada). Qualifique antes de enviar a proposta.
Como é feito — passo a passo (a ordem importa!)
- Montar a proposta: plano-base + periodicidade (mensal/trimestral/anual), usuários extras (2 já inclusos; extras por faixa), módulos e implantação.
- Qualificar a reunião primeiro: no HubSpot, mova o contato para
Ganho - Reunião Realizada→ o negócio é criado. - Vincular o negócio (campo no cabeçalho): volte à tela da proposta; no campo do topo que busca o Deal pelo nome do negócio, clique no botão de atualização (à direita) para o deal recém-criado aparecer e vincule a proposta ao card.
- Enviar a proposta: só agora. A calculadora grava os produtos como line items + anexa o PDF e cria a conta no Admin (que devolve ID da empresa + credenciais).
A tela da proposta tem, no topo, um campo que busca o Deal do HubSpot pelo NOME do negócio e vincula a proposta ao card. O botão de atualização ao lado serve para o fluxo acima: você qualifica a reunião (cria o deal), volta à proposta e atualiza para o deal novo aparecer. Sem vincular o deal, não envie a proposta.
Se a proposta mudar após enviada (renegociação de plano/usuários/valor), o Closer deve atualizar manualmente as novas informações no HubSpot (negócio) E no Admin. A integração não propaga uma proposta revisada automaticamente — sem a atualização manual, HubSpot e Admin ficam divergentes (plano/cobrança errados).
📝 O que fica registrado no negócio
- Produtos (line items) + PDF da proposta.
- Plano, nº de usuários, tipo de implantação, valor de implantação, forma de pagamento.
- Trial? / Trial expira em.
- ID Empresa (Admin) + senha provisória do cliente.
Tudo fica no card do negócio (funil do Closer): a seção Produtos / line items (itens e valores), os Anexos (PDF da proposta) e as propriedades (plano, implantação, ID Admin, credenciais).
O plano é que, quando o pagamento muda (pago/recusado/cancelado), o Admin avise por webhook e o sistema crie uma tarefa para o vendedor no negócio. Hoje isso não existe — há só um webhook-esboço sem lógica. Entra numa etapa futura; por enquanto o acompanhamento do pagamento é manual.