Playbook Comercial

Como o HubSpot organiza as informações

Base conceitual. Todo o time precisa falar a mesma língua antes de operar o funil.

Lead, Contato e Negócio

• Lead — quem preencheu um formulário, independentemente de ter interesse real. É a entrada bruta.
• Contato — o lead que o Marketing definiu como interessante (contato de marketing). É quem passa a ser nutrido.
• Negócio (Deal) — a oportunidade de venda, criada após a reunião realizada e qualificada. É o card que o Closer conduz até o fechamento.
• Empresa — a construtora/empresa do lead. No ar desde 06/09: nasce sozinha quando o lead preenche o campo Empresa na LP ou no checkout (ou pelo domínio do e-mail corporativo, se deixar vazio), já associada ao contato; duas pessoas da mesma empresa são juntadas numa só pelo robô de deduplicação. Quem usa gmail e não informa empresa fica sem. O negócio do checkout também leva a empresa (desde 24/09): nasce já ligado à empresa do contato, e um robô confere a cada 15 min e completa o negócio que nasceu antes da empresa existir (lead que escolhe o plano em menos de 2 min). Negócio do checkout sem empresa = o contato também não tem; preencha o campo Empresa do contato.

A jornada da qualificação

Por que importa: o estágio avança junto com o trabalho de vocês. Um contato mal qualificado como SQL, ou um negócio criado cedo demais, contamina relatórios, automações e a régua de nutrição.

Visão geral do processo

Como o lead flui do primeiro contato ao fechamento.

O comercial trabalha em três funis:

• Funil de SDR Já no ar — pré-qualificação, triagem e agendamento. Move contatos.
• Funil de Closer Já no ar — reunião, condução da proposta e fechamento. Move negócios.
• Funil de Checkout Já no ar — leads que compram sozinhos no Admin (autoatendimento). É um funil de negócio no HubSpot: Plano Selecionado → Aguardando Pagamento → Validação de Pagamento → Negócio ganho. Nos passos 1–2 o lead é só contato (dono Kaique se for novo); no passo 3 nasce o negócio; no pagamento o robô leva para Validação de Pagamento — nunca para Ganho — já com o dono decidido pela regra de atribuição (abaixo). Um humano confere e dá o Ganho. As etapas Tentativa de Contato, Em Conversa, Contrato enviado e Negócio perdido existem no funil, mas nenhuma automação as usa: são para o Kaique trabalhar à mão quem abandonou. O negócio de quem abandona fica em Plano Selecionado (o Perdido automático de 7 dias marca só o contato). O espelho no Pipedrive é temporário. Go-live recuperação de abandono (e-mail e WhatsApp do Kaique). Detalhes no tutorial Funil de Checkout.

Fluxo macro

1. Entrada do lead → roteamento automático no funil do SDR (seção 3).
2. SDR faz pré-qualificação, triagem e as tentativas de contato (cadência de WhatsApp por atividade — seção 6).
3. Lead agendado → reunião realizada e qualificada → negócio é criado e migra para o funil do Closer.
4. Closer conduz reunião, proposta e fechamento.
5. Compra pelo checkout → negócio no funil de Checkout (HubSpot) → pagamento leva a Validação de Pagamento com o dono certo → humano dá o Ganho. Abandono → recuperação Go-live.
6. Lead perdido → registro do motivo → entra em reativação (seção 7).

Checkout — de quem é a venda e como fecha Já no ar (regra do Yuri, desde 05/09)

Princípio: venda em que ninguém do time participou é do Thiago (head). Dono do contato é carteira; dono do negócio é o crédito da venda. Relatório de venda lê sempre o dono do negócio.

• O que conta como interação: ligação, reunião, nota, e-mail ou WhatsApp registrado no HubSpot e tarefa concluída por pessoa. Tarefa aberta, ou aberta e fechada por robô/workflow, não conta. Conversa só no WhatsApp do celular ou no GPT Maker não aparece no CRM — registre no contato se quiser o crédito.
• Janela: do início do checkout até o pagamento. Ligação de meses antes não conta.
• Pagamento nunca dá Ganho. O negócio chega em Validação de Pagamento já com o dono certo e uma nota explicando quem levou e por quê (campos Venda automática e Evidência de interação humana no negócio). Quem confere o pagamento e arrasta para Ganho é o dono do negócio (Thiago nas automáticas, Kaique nas dele).
• Pagou sem ter negócio no CRM? O robô cria o negócio na hora e segue igual.
• Pagou com e-mail que não existe no CRM? O robô não cria contato: abre a tarefa [Aprovado - Sem Contato] nome - R$ valor para o Thiago, prioridade alta, com a categoria de tarefa "Aprovado - Sem Contato". Ele confere no Admin, cria/acha o contato e o negócio e decide o dono pela tabela acima.
• Negócio sem dono não existe mais: contato sem dono no passo 3 gera negócio do Kaique (ele segue responsável pela recuperação).

Papéis, responsabilidades e roteamento

Quem faz o quê — incluindo como o lead chega ao SDR e a passagem de bastão.

Roteamento de leads para o SDR Já no ar

Quando o lead vira MQL, o HubSpot faz o rodízio automático (round-robin), distribuindo o contato entre os SDRs do time: Ana Arantes, Henrique e Leonardo. O dono do contato é definido automaticamente — e é por ele que a cadência envia o WhatsApp (pelo número do SDR dono).

Lembrete: o WhatsApp da cadência sai pelo número do dono no momento do disparo — dono certo = mensagem pelo número certo.

Automações de governança (fiscalização) Cobrança no ar Alerta no go-live

Para proteger o processo e o comissionamento, o HubSpot tem dois automatismos:

• Retorno sem justificativa no ar desde 26/08: se um lead vai para Retornar ao SDR sem o Motivo de Não Demo, o HubSpot espera 5 minutos e, se o campo continuar vazio, cria uma tarefa de alta prioridade para o SDR dono do contato (“Lead retornado sem Motivo de Não Demo — decidir reagendar ou perder”). Preencher o motivo dentro dos 5 minutos evita a cobrança.
• Campo sempre visível ajustado em 10/09: o seletor Motivo de Não Demo fica no cartão Infos SDR de todos os contatos, qualquer que seja a etapa. Retornar ao SDR continua sendo apenas o gatilho da cobrança quando o campo está vazio.
• SDR movendo etapa do Closer liga no go-live: se um SDR mover um lead para Ganho - Reunião Realizada ou Retornar ao SDR (etapas do Closer), o HubSpot notifica Head e RevOps.

Funil e critérios de avanço

Quando um negócio muda de etapa e quando a responsabilidade passa de mão.

O MQL chega do Marketing; vira SAL quando o SDR inicia as tentativas de contato; vira SQL quando o SDR qualifica; e o Negócio é criado após a reunião, dentro do SLA de passagem.

1. SDR faz a pré-qualificação e triagem (perfil, momento, fit).
2. SDR executa a cadência de contato até conseguir o agendamento.
3. Lead agendado: permanece no funil de SDR, mas o Closer já entra → responsabilidade compartilhada.
4. Reunião realizada e qualificada: o Negócio é criado Já no ar e a responsabilidade passa ao Closer.
5. Closer conduz proposta, negociação e fechamento.

SLA e regras automáticas de atividade Já no ar

O HubSpot cria atividades e organiza os prazos automaticamente.

O HubSpot gera as tarefas de contato e acompanha os prazos. Trabalhe a partir da fila de atividades/tarefas — é ela que organiza o dia e agenda a cadência de WhatsApp.

• Cada lead recebe atividades com prazo; cumpri-las no tempo é o que mantém o SLA verde.
• As atividades têm nomes padronizados — e o nome é o que aciona os disparos (próxima seção).
• Negócio parado no funil do Closer: 7 dias na mesma etapa (Demo Realizada, Negociação, Aguardando Pagamento ou Validação de Pagamento) → tarefa de alta prioridade pro dono do negócio dizendo o que fazer (sem dono, pro Thiago), uma vez por passagem. No ar desde 09/09. Detalhe: seção Funil do Closer.
• Toque zero (flow [COM] Atividades - 00 | MQL A Trabalhar): quando o lead cai em A Trabalhar, o HubSpot cria sozinho, 3 min depois, a tarefa 1ª Tentativa de contato [WPP] — é ela que o robô dispara como 1ª mensagem, antes do aceite. Por isso a cadência do aceite começa pela ligação e não tem mais WhatsApp no D0. ⏳ Hoje esse flow está ligado em modo teste (só o número de teste entra); passa a valer para todo lead novo na virada do toque zero, junto com o robô de envio (seção 6).

Cadência de WhatsApp — como disparar Go-live

A parte mais operacional do dia a dia do SDR. Leia com atenção.

⏳ Hoje só o número de teste recebe. A criação das atividades está no ar e o robô de envio já roda na instância nova, com os templates atuais, mas em modo teste: as atividades [WPP] aparecem na fila e a mensagem só sai para o número de teste. Para lead real nada sai até a virada — siga o processo atual. A virada liga de uma vez o robô (modo teste desligado) e o toque zero (seção 5).

Como funciona: o gatilho é o NOME da atividade, na data e hora agendadas. Quando chega a data/hora de uma atividade cujo nome corresponde a um template, o WhatsApp é enviado automaticamente pelo número do SDR dono do contato.

Quando sai e o que é checado antes: o robô só envia em dia útil, das 9h às 18h — atividade que vence fora disso é adiada para a próxima abertura (sábado 0h vira segunda 9h; nunca é descartada). Antes de enviar, ele valida o formato do número (DDD, tamanho, celular começando com 9); número reprovado não vira envio — vira a tarefa WhatsApp nao reconhecido como valido para o SDR corrigir o cadastro, sem queimar o número. O telefone é lido do campo WhatsApp do contato (depois Telefone, depois Celular).

Como enviar: crie uma atividade com o nome exato e agende a data/hora. Na hora marcada, a mensagem sai sozinha. Para cancelar, conclua ou exclua a atividade antes da hora.

Nomes de atividade que disparam WhatsApp

A mensagem sai personalizada pelo SDR dono do contato (por isso o roteamento e o dono certo importam). Os templates antigos (01_contato_sql_<sdr>, 02_contato_sql*_<sdr>, 03_contato_sql_lost_geral) foram apagados da WABA em 04/09 — não existem mais.

Mensagens de reunião (não são atividades [WPP]; saem pelos robôs de reunião, também em modo teste): hs_agendamento_demo ao marcar a demo pelo HubSpot, hs_confirmacao_demo na véspera às 17h ou no dia às 9h, confirmacao_reuniao 30 min antes com o link do Meet — ver seção 3 e o tutorial de agendamento.

Registro de perda e reativação Go-live

O que o time faz manualmente (registrar a perda) e o que roda sozinho (a reativação).

A reativação (V.7) está desenhada e será ligada no go-live. Hoje ela ainda não roda — até a virada, a retomada de perdidos segue o processo atual. O que já vale desde já é registrar corretamente o motivo de perda.

Por que o motivo de perda importa

O motivo registrado direciona o lead ao grupo de reativação correto. Registrar errado (ou em branco) faz o lead cair na régua errada — ou em nenhuma. É a única ação manual que o time precisa fazer para a reativação funcionar.

Como registrar corretamente

1. Ao marcar o lead como perdido, selecione o motivo de perda que descreve a situação real.
2. Não force um motivo genérico só para fechar o card — o motivo alimenta a reativação.
3. Para leads sem contato, use a atividade Lost [WPP] como último toque antes da perda.

O que ainda NÃO usar hoje Fase posterior

Itens que dependem de pendências do cliente. Seguir o processo atual até liberação.

✅ Cobrança / pagamento (a antiga “integração Vindi”): saiu desta lista — foi substituída pela integração com o Admin, já no ar: a conta é criada ao avançar o negócio (ou o trial) e o pagamento aprovado volta sozinho ao HubSpot, levando o negócio a Validação de Pagamento. Como funciona: tutoriais do Closer e do Checkout.

Mensagem para o time: esses pontos não mudam o dia a dia por enquanto. Quando forem liberados, faremos um complemento de treinamento.

Boas práticas e checklist rápido

Cola rápida para o dia a dia.

Dúvidas de processo → Head de Vendas. De configuração (campos, automações, cadências) → RevOps.

Jornadas de ponta a ponta

Roteiro de treinamento: o caminho completo de um lead, da entrada ao fechamento — com o que fazer no HubSpot e o que muda no contato/negócio.

Grupo 1 · Landing Page

Demais grupos: Checkout (jornadas 4 e 5) e Upload em massa (parcerias, eventos — jornadas 6 a 8).

LP com perfil → fechamento

O lead entra por uma landing page, tem perfil, passa pelo SDR, agenda a reunião e é fechado pelo Closer.

Parte A — Contato (funil do SDR)

Tarefas da cadência (passo 3)

Nascem agendadas para D0–D4 e vencem nos dias independentemente de você atender — 5 ligações (você faz) + 2 WhatsApp (saem/concluem sozinhos; não conclua um [WPP] antes da hora, cancela o envio):

Por que não tem mais WhatsApp no D0 (mudança de 31/08/2026): a 1ª mensagem de WhatsApp saiu da cadência do aceite e virou o toque zero — enviada assim que o lead cai em A Trabalhar, antes de você aceitar. O lead não espera o aceite para receber o 1º contato, e ninguém recebe a mesma mensagem duas vezes. Na sua fila, a primeira tarefa do aceite é a ligação "Abertura de Contato". ⏳ O toque zero ainda está em modo de teste — até virar, o 1º WhatsApp não sai para lead real.

Parte B — Negócio (funil do Closer)

E se…

• Lead é lixo (telefone/e-mail falso) → não aceite; mude direto para Perdido com o motivo real, antes de arrastar para Tentativa de contato.
• Ligou e não atendeu → registre "Não atendeu" + anotação; a cadência continua sozinha.
• Atendeu e pediu para ligar depois → combinou horário: crie nova tarefa de ligação e mova para "Em contato - Ativo" (mesmo sem interesse agora); sem interesse e sem retorno: Perdido com motivo.
• Sem contato após toda a cadência → Perdido com o motivo certo (é o que manda pra reativação).
• Confirmação da reunião não disparou → envie o WhatsApp manual com o link.
• No-show → o Closer devolve para Retornar ao SDR; reagenda ou dá Perdido.

LP sem perfil → Agente IA + nutrição

O lead entra por uma landing page mas não tem perfil — não vira oportunidade de venda agora. Sai do funil do SDR, é atendido pelo Agente IA no WhatsApp e nutrido no Brevo.

O que acontece (tudo automático — o SDR não trabalha esse lead)

E se… (como o lead volta a ser trabalhado)

• Automático (novo formulário / pontuação): se ele voltar a preencher um formulário informando que tem obra (ou a pontuação subir para ≥ 60), é reclassificado como Com perfil, sai do Perdido e volta para o rodízio do SDR → segue a Jornada 1. (Preencher formulário também o promove de volta a "marketing" — a reinscrição por condição corrige isso sozinha.)
• Manual (um humano reativa no HubSpot): mudar Classificação do lead → Com perfil, tirar de Perdido e reverter o status de marketing. ⚠️ a definir: o procedimento exato para não re-disparar o rebaixamento.
• Via checkout (ele compra sozinho): segue o fluxo de checkout normalmente. O checkout não olha o status "Perdido" nem o rebaixamento — marca o passo do checkout, recebe o dono Kaique (o sem perfil estava sem dono) e, no pagamento, vira um Negócio em "Validação de Pagamento" do funil do Closer. Ter sido rebaixado não impede a compra.
• O Agente IA identificar que o lead tem fit → ⚠️ a validar: como o Agente IA devolve um lead qualificado ao time.

LP formulário Parceiros → fechamento

O lead entra pelo formulário "Parceiros" do site (a página de parceiros).

Parte A — Contato (funil do SDR)

Tarefas da cadência (passo 3): nascem para D0–D4 e vencem nos dias, mesmo sem você atender — D0 Abertura de Contato 📞 · D1 1ª Tentativa (não atendeu) 📞 · D2 2ª Tentativa 📞 · D2 2ª Tentativa [WPP] 💬 · D3 3ª Tentativa 📞 · D4 4ª Tentativa 📞 · D4 Lost [WPP] 💬.

Parte B — Negócio (funil do Closer)

E se…

• Lead é lixo → Perdido + motivo antes de aceitar.
• Ligou e não atendeu → registre; a cadência continua sozinha.
• Atendeu e pediu retorno → combinou horário: nova tarefa de ligação + mover para "Em contato - Ativo" (mesmo sem interesse agora); sem interesse e sem retorno: Perdido com motivo.
• Sem contato após a cadência → Perdido com o motivo certo.
• Confirmação de reunião não disparou → enviar o WhatsApp manual com o link.
• No-show → Closer devolve para Retornar ao SDR; reagenda ou dá Perdido.

Checkout — cliente compra sozinho

Autoatendimento no Admin: o cliente compra sozinho, sem SDR nem Closer — até o pagamento.

E se… (o cliente não termina)

• Parou numa etapa → depois de 10 min parado entra a recuperação automática → ver Jornada 5 (abandono), onde o Kaique atua.
• Fechou o pedido e não pagou → negócio fica em Aguardando Pagamento; em 30 min o dono recebe tarefa de cobrança.

Checkout abandono — recuperação (Kaique)

O cliente começou o checkout e não terminou → recuperação automática.

A régua (a partir dos 10 min parado)

• Vale para quem parou no passo 2 (dados), passo 3 (escolheu o plano) ou passo 4 (pedido fechado, aguardando pagamento).
• Passo 1 (só deixou o e-mail): recuperação por e-mail — ⚠️ desligada, o e-mail ainda não existe.
• A 2ª e a 3ª mensagem saem no horário comercial (seg–sex 9h–18h), em lotes; a 1ª sai na hora.

E se…

• O cliente responde → o Kaique conduz a conversa e ajuda a finalizar.
• O cliente paga no meio da régua → as mensagens seguintes não saem sozinhas. Se a tarefa de ligação já estava na sua fila, conclua sem ligar — ela não some sozinha.
• Travou em mais de uma etapa → a régua recomeça na etapa nova.

Depois da régua: 7 dias até virar Perdido

Se nada acontecer depois da régua, o lead vai sozinho para Perdido com o motivo "Abandono de carrinho automático" — mas só passados 7 dias.

A automação NÃO marca quem: pagou, virou cliente, tem conta ou trial no Admin, entrou no funil do SDR, ou teve qualquer atividade nos últimos 7 dias — contato registrado no card (ligação, e-mail, WhatsApp, reunião) ou o próprio cliente voltando ao site/checkout.

💡 O que muda para você: nada na rotina. Se falou com o cliente, registre a atividade no card — é o registro que segura a perda automática.

Quem começa o checkout não é mais classificado como "sem perfil" (desde 31/08).

Importação de Parcerias — planilha em massa

O Gerente Comercial sobe uma planilha de contatos de um parceiro e o sistema cria os contatos em massa no HubSpot, com parceiro/canal e os campos de plano/trial.

O que acontece depois

• Trial? = Sim → o contato entra no fluxo de trial: em minutos cria a conta no Admin e devolve ID + senha. Criar o usuário admin gera acesso real.
• ⚠️ Roteamento para o SDR — a validar: não está documentado se os importados entram no rodízio do SDR automaticamente (débito aberto).

Eventos — checkout no stand no ar

No stand, o checkout roda sempre na mesma máquina do vendedor. Sem o modo evento, o sistema tratava todo mundo como o mesmo visitante — cada simulação atropelava o cadastro do cliente anterior (até o e-mail era sobrescrito). Com o link do evento, cada atendimento vira um contato novo, já marcado com o evento de origem. Validado em produção em 02/09.

Upload direto para o Closer a validar

Placeholder — este fluxo não está no repositório e ainda não foi explicado.

Funil, passagens e atualização automática do Lifecycle

Etapa por etapa: o gatilho de passagem de cada uma e como o Lifecycle é atualizado sozinho.

Etapa por etapa

Resumo do fluxo

A triagem em A Trabalhar é o portão: só o lead válido é aceito e vira SAL. A partir daí, cada movimento de etapa atualiza o Lifecycle e, na reunião realizada, nasce o negócio do Closer.

Fila de Tarefas — como acessar e seguir

O dia do SDR é organizado pela fila de tarefas — é ela que agenda e aciona a cadência.

1 · Como acessar

No menu superior do HubSpot: CRM → Tarefas. (Se aparecer um menu “Mais”, clique nele primeiro.) A página abre na visão Todas — suas tarefas atribuídas e não concluídas.

2 · As visões (filtros rápidos)

• Vencem hoje e Todas — sua fila principal do dia.
• Atrasadas — leads que passaram do prazo (já esfriaram): passada de limpeza quando não houver leads frescos. Menos prioritários que um lead que acabou de chegar.
• Próximas · Concluídas · Mais engajadas — apoio.

A ordem de trabalho dentro da fila segue a regra abaixo.

3 · Regra de ordenação — priorize o MAIS RECENTE

As tarefas são ordenadas por data de vencimento, com o mais recente no topo (decrescente — padrão do HubSpot desde abr/2025). Trabalhe de cima para baixo: os leads mais novos primeiro.

Na prática:

• Trabalhe a lista de cima para baixo (mais recente → mais antigo) — pegue os leads novos o quanto antes.
• ⚠️ O HubSpot não salva a ordenação e ela pode resetar ao recarregar. Se a lista não estiver com o mais recente no topo, clique no cabeçalho “Data de vencimento” para voltar à ordem decrescente.
• Dá para ordenar por Prioridade (Alta/Média/Baixa), mas no dia a dia o que manda é a frescura do lead — é ela que garante o contato rápido e dispara o WhatsApp no horário.

4 · Trabalhar em sequência

Clique em Iniciar tarefas — o HubSpot abre uma tarefa por vez, na ordem da lista, e você conclui em sequência sem voltar à lista a cada uma.

5 · Concluir — atenção com as [WPP]

Fazer uma ligação e agendar uma reunião

Passo a passo simples para o dia a dia.

Marcar como Perdido e registrar o motivo

Como encerrar um lead que não avança — e por que o motivo é a peça mais importante.

Passo a passo

1. Abra o lead (no registro do contato ou no board do funil do SDR).
2. Mude a etapa do funil (SDR) para Perdido — arrastando o card no board, ou editando a propriedade “Etapa no funil (SDR)”.
3. Selecione o Motivo de perda que descreve a situação real.
4. Salve.

Os motivos de perda (escolha o real)

Qualificar a reunião

Até a reunião ser qualificada, o lead ainda está no funil do SDR. O Closer define o desfecho.

Onde: o Closer conduz a reunião e, ao final, entra no contato da reunião (no funil do SDR) e muda a etapa do funil (SDR) para uma das duas saídas:

Passo a passo

1. Abra o contato da reunião (no funil do SDR).
2. Conduza / avalie a reunião.
3. Mude a etapa do funil (SDR): qualificada → Ganho - Reunião Realizada; fora de perfil ou não aconteceu → Retornar ao SDR.
4. Se Retornar ao SDR: preencha obrigatoriamente o motivo (Motivo de Não Demo e/ou anotação).
5. Salve.

Funil do Closer — do negócio ao fechamento

O Closer trabalha negócios (deals) no funil Inbound. O negócio nasce ao qualificar a reunião.

Campos obrigatórios por etapa

Montar a proposta Go-live

A calculadora de proposta (Lovable) é integrada ao HubSpot — a proposta do Closer fica registrada no próprio negócio.

Você viu no funil que o negócio nasce em Demo Realizada e fica lá até a proposta ser enviada — este é o passo a passo dessa proposta. Depois de Ganho - Reunião Realizada, o negócio é criado no funil do Closer. Durante/após a reunião, o Closer monta a proposta com o cliente na calculadora (Lovable), que grava tudo no negócio. Integração em implementação; a volta de status do pagamento (Admin) está sendo finalizada.

Como é feito — passo a passo (a ordem importa!)

1. Montar a proposta: plano-base + periodicidade (mensal/trimestral/anual), usuários extras (2 já inclusos; extras por faixa), módulos e implantação.
2. Qualificar a reunião primeiro: no HubSpot, mova o contato para Ganho - Reunião Realizada → o negócio é criado.
3. Vincular o negócio (campo no cabeçalho): volte à tela da proposta; no campo do topo que busca o Deal pelo nome do negócio, clique no botão de atualização (à direita) para o deal recém-criado aparecer e vincule a proposta ao card.
4. Enviar a proposta: só agora. A calculadora grava os produtos como line items + anexa o PDF. A conta no Admin não é criada pela calculadora: ela nasce quando o negócio vai para Aguardando Pagamento (o Admin devolve ID da empresa + credenciais).

Trial — conta de degustação no Admin

Liberar para o cliente um ambiente real no Admin em modo trial, antes do pagamento.

Um trial é uma conta criada de verdade no Admin em modo degustação (com data de expiração), para o cliente testar antes de fechar. É criada pela integração HubSpot → n8n → Admin, que devolve as credenciais para você passar ao cliente.

Campos que definem o trial (no contato)

Os dois caminhos para criar o trial

Google Meet — conectar a conta para o link aparecer na reunião

Uma vez só, no seu usuário do HubSpot. Sem isso a reunião sai sem link e o robô abre tarefa para você mandar o link à mão.

Funil de Checkout — o cliente compra sozinho

O cliente avança sozinho nas telas do Admin. A cada tela que ele conclui, os dados caem no HubSpot e o card se move no Pipedrive — sem ninguém tocar.

Campo a campo — o que cada tela manda para o HubSpot

Importação de Parcerias — planilha em massa

O Gerente Comercial sobe uma planilha de parceiros; cada contato novo é criado no HubSpot em massa. Painel administrativo → aba Parcerias.

Disparo de WhatsApp em massa

Enviar um template de WhatsApp para uma lista inteira de uma vez (campanha), a partir de uma planilha — pela aba Campanhas do painel. Diferente da cadência do SDR (que é 1 a 1, disparada pelas atividades do funil) — aqui é um lote só.

Fluxos de e-mail do HubSpot

Quais e-mails o HubSpot dispara sozinho, qual regra dispara cada um e o que o lead recebe. Um fluxo é uma regra de automação: o lead se encaixa no gatilho, o e-mail sai sem ninguém apertar botão. Fluxo desligado = regra pronta, mas nenhum e-mail sai. Hoje são 6 fluxos (2 ligados, 4 desligados) — estado conferido na conta em 02/09/2026. Clique no nome de um e-mail para abri-lo no HubSpot (revisar, aprovar, editar).

Como o onboarding vai funcionar em desenho

Do negócio ganho ao D90: o projeto nasce sozinho, coleta o formulário de alinhamento, agenda as reuniões de implantação e fecha no D90, ativado ou não.

O que muda para o comercial

• Toda venda precisa do item de implantação, inclusive o Tech de R$0. É dele que sai o plano de onboarding (Tech, Sucesso Acelerado ou Sucesso Turbinado). Sem o item, o closer recebe uma tarefa para incluir.
• O contato principal do negócio é quem recebe as mensagens de onboarding. Confira se é a pessoa que vai cuidar da implantação.
• Preencha "Informações para CS" no negócio. O projeto copia esse campo, e a consultora lê antes da 1ª reunião.
• O negócio continua com o closer. Só o projeto passa para a consultora.

As etapas do projeto

⚙️ Negócio ganho → o projeto nasce sozinho em Novo Cliente, já com o plano, a consultora (rodízio por plano) e o prazo de 90 dias. O projeto nunca volta de etapa.

Reuniões por plano: Tech 1 · Sucesso Acelerado 3 · Sucesso Turbinado 5. O Tech tem uma reunião só: depois dela, o projeto vai direto para Implantação Finalizada, sem convite de próxima reunião. O card mostra, por exemplo, "Reunião 2 de 3 · Agendada 12/10 · 1 bolo".

Score e prioridade

Todo projeto começa com score 100. Cada situação de risco baixa um degrau (−20): formulário pendente no D7, no D14 e no D21; tentativas de agendamento esgotadas; cada bolo; cliente sem uso. A prioridade segue o score: 100 Baixa · 80 Média · 60 ou menos Alta. É essa prioridade que ordena a fila da consultora.

E se…

• O cliente faltou (bolo): a consultora marca "Não compareceu", o cliente recebe o "vamos remarcar?" e a nova reunião leva o mesmo número. O projeto fica na mesma etapa.
• Upgrade, downgrade ou módulo durante os 90 dias: é um negócio novo, ligado ao projeto que já existe. Não cria projeto novo.
• Cliente suspenso: as mensagens pausam e o relógio dos 90 dias para até a reativação.
• D90 sem ativar: o onboarding fecha do mesmo jeito e o cliente passa para o ongoing.

Cadências e mensagens em desenho

Tudo o que o cliente recebe e tudo o que a consultora faz, dia a dia. Clique numa mensagem para ver o texto.

Etapas 1 e 2 · todos os planos

Reuniões · todos os planos

Depois da 1ª reunião · por plano

Convites: a ajustar

Engajamento: a decidir qual mensagem vai em cada dia. “Com uso” = usou o sistema nos últimos 14 dias acima de um mínimo, com dados do Admin. Cada convite só sai se a reunião anterior foi realizada.

D90 · fim do onboarding

Formulário de alinhamento → HubSpot em desenho

O formulário que o cliente preenche no D0 (o antigo “Guia Personalizado”) continua no Lovable. A diferença é que as respostas caem sozinhas no projeto do HubSpot.

O que o cliente responde (19 perguntas, 9 obrigatórias*)

O que acontece quando o cliente envia

A resposta “o que precisa acontecer em 90 dias” é a meta do cliente, avaliada no D90. Passo a passo em D90 · meta e ativação.

E se…

• Como o formulário sabe de qual cliente é: o link leva o número do projeto, escondido. Ao enviar, o sistema busca esse projeto no HubSpot e grava as respostas nele.
• Quem respondeu não é o contato principal: o sistema não troca o contato. O projeto mostra os dois, e a consultora decide.
• O formulário já tinha sido preenchido: as respostas novas não apagam as antigas. A consultora recebe uma tarefa com elas.
• O link é antigo ou foi alterado: o sistema procura o projeto pelo e-mail respondido. Se não achar, a coordenação recebe uma tarefa com as respostas. A resposta nunca se perde.
• Outros usuários: ficam como lista no projeto, para a consultora usar na 1ª reunião. Não viram contatos.

D90 · meta do cliente e ativação em desenho

Como o onboarding fecha no D90: o que é a meta, os 5 indicadores e quando o cliente conta como ativado.

A meta, passo a passo

A pesquisa de satisfação (fecha o projeto)

• Sai junto com a mensagem de finalização do D90. Quem não responde recebe 2 lembretes: D+3 útil por WhatsApp e D+7 útil por e-mail.
• A pesquisa vai para o Lovable, como o formulário de alinhamento: a resposta grava direto no projeto, no campo Nota da pesquisa (1 a 5).
• O projeto fecha com dois registros: o resultado do D90 (Ativado / Não ativado) e a nota da pesquisa.

Os 5 indicadores

Os indicadores 2, 3 e 5 dependem do envio das informações de tela do Admin, por ID Admin. As réguas serão calibradas com os dados reais.

Em aberto

• Cliente que não preencheu o formulário: a consultora pergunta a meta na 1ª reunião e escreve no campo? (recomendação: sim)
• “Meta atingida” só Sim/Não ou também “Parcialmente”? (recomendação: só Sim/Não)
• Quem decide se atingiu: a consultora, ou ela confirma com o cliente? (recomendação: a consultora)

O que falta · passo a passo e donos

35 passos, na ordem em que destravam. decidido · falta fazer = a decisão está tomada, mas o trabalho continua pendente. Fonte: débito 26 do DEBITOS_PROJETO.md (09/10).

Com quem está

Passo a passo

Migração para o n8n novo — checklist

Referência técnica da virada da automação para a instância nova (n8n.external-a-maiscontroleerp.com). A instância antiga é a fonte da verdade; a nova tem cópias de 17/08 desatualizadas, duplicadas ou faltando. Espelha o DEBITOS_PROJETO.md (auditado ao vivo 2026-08-27).

Fila de importação · Meetime + Pipedrive → HubSpot

Tela de conferência antes da carga. Cada linha mostra o contato, o negócio e o status nos dois sistemas.

Como usar: confira o status dos dois lados, escolha qual sistema prevalece ou marque Dúvida. A decisão fica gravada neste navegador para a próxima revisão. A carga nos CRMs continua bloqueada até a fila ser validada.